Vertrag über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag

nach Art. 28 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), für den Skaldion Chat Agent

Vertragsparteien

Verantwortlicher: der Kunde, der diesen Vertrag im Kundencenter annimmt, mit der dort hinterlegten Firma und Anschrift; Kontakt sind die E-Mail-Adressen der Inhaber des Zugangs im Kundencenter.

Auftragsverarbeiter:
Webvines
Hofgartenstraße 28a, 86551 Aichach, Deutschland
Kontakt für den Datenschutz: support@skaldion.de

im Folgenden „Verantwortlicher“ und „Auftragsverarbeiter“, gemeinsam „Parteien“. Die Mandanten-Kennung und der gebuchte Tarif stehen im Kundencenter.

§ 1 Gegenstand, Dauer und Hauptvertrag

1. Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen den Skaldion Chat Agent bereit und betreibt ihn: einen KI-Chat-Assistenten („Bot“), den der Verantwortliche über ein Widget auf seinen Websites einbindet. Der Bot beantwortet Fragen von Besuchern mit Hilfe eines Sprachmodells aus dem Wissen, das der Verantwortliche hinterlegt (eigene Texte, Dokumente, ausgelesene Seiten seiner Website), nimmt Anliegen und Kontaktdaten auf und schickt dem Verantwortlichen am Ende eines Gesprächs eine Zusammenfassung. Grundlage ist der Vertrag der Parteien über die Nutzung des Skaldion Chat Agent (im Folgenden „Hauptvertrag“), einschließlich einer kostenlosen Testphase.
2. Dieser Vertrag regelt die Rechte und Pflichten der Parteien bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, die der Auftragsverarbeiter dabei im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet. Gegenstand, Art und Zweck der Verarbeitung, die Arten personenbezogener Daten, die Kategorien betroffener Personen und die Löschfristen stehen in Anlage 1. Nicht Gegenstand dieses Vertrags sind die Kundenkonten und Mitgliedschaften im Kundencenter (Registrierung, Anmeldung, Einladungen, Rollen, Sitzungen), die Gespräche der Mitglieder mit dem Einrichtungsassistenten und die daraus gesammelten Rückmeldungen, die Messung des Verbrauchs für Tarif und Abrechnung sowie Vertrag und Zahlung: Diese Daten verarbeitet der Auftragsverarbeiter in eigener Verantwortung nach seiner Datenschutzerklärung.
3. Der Vertrag gilt für die Laufzeit des Hauptvertrags und endet mit ihm, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Pflichten, die ihrer Natur nach über das Vertragsende hinaus wirken (Löschung, Vertraulichkeit, Nachweise), bleiben bestehen.
4. Widersprechen sich dieser Vertrag und der Hauptvertrag in Fragen des Datenschutzes, geht dieser Vertrag vor.

§ 2 Weisungen

1. Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die personenbezogenen Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen, auch in Bezug auf die Übermittlung in ein Drittland, es sei denn, er ist nach dem Recht der Union oder eines Mitgliedstaats dazu verpflichtet. In diesem Fall teilt er dem Verantwortlichen diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht eine solche Mitteilung nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet (Art. 28 Abs. 3 Satz 2 lit. a DSGVO).
2. Als dokumentierte Weisungen gelten dieser Vertrag, der Hauptvertrag sowie die Einstellungen und Aktionen des Verantwortlichen und seiner Mitglieder im Kundencenter, insbesondere Wissen, Startformular und Zustimmungstext, Anliegen und Empfänger der Zusammenfassungen, freigegebene Domains, das Lesen einer Website, die Löschfrist für Gespräche sowie das Löschen von Gesprächen, Wissen, Bots und des Zugangs. Weitere Weisungen erteilt der Verantwortliche in Textform (z. B. per E-Mail) an den Kontakt des Auftragsverarbeiters.
3. Ist der Auftragsverarbeiter der Ansicht, dass eine Weisung gegen die DSGVO oder andere Datenschutzvorschriften verstößt, weist er den Verantwortlichen unverzüglich darauf hin. Er darf die Ausführung der Weisung aussetzen, bis der Verantwortliche sie bestätigt oder ändert.
4. Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die Daten nicht für eigene Zwecke, insbesondere nicht für Werbung, Profilbildung, Auswertungen des Nutzungsverhaltens oder das Training von Modellen künstlicher Intelligenz, und gibt sie nicht an Dritte weiter, soweit dieser Vertrag nichts anderes bestimmt.

§ 3 Vertraulichkeit

Der Auftragsverarbeiter gewährleistet, dass sich die zur Verarbeitung befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen (Art. 28 Abs. 3 Satz 2 lit. b, Art. 29 DSGVO). Die Pflicht besteht nach Ende ihrer Tätigkeit fort.

§ 4 Sicherheit der Verarbeitung

1. Der Auftragsverarbeiter trifft die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, die in Anlage 2 beschrieben sind. Anlage 2 ist Bestandteil dieses Vertrags.
2. Die Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt. Der Auftragsverarbeiter darf sie durch gleichwertige oder wirksamere Maßnahmen ersetzen; das in Anlage 2 beschriebene Schutzniveau darf dabei nicht unterschritten werden. Wesentliche Änderungen dokumentiert er und teilt sie dem Verantwortlichen in Textform mit.

§ 5 Unterauftragsverarbeiter

1. Der Verantwortliche erteilt dem Auftragsverarbeiter die allgemeine schriftliche Genehmigung, weitere Auftragsverarbeiter (Unterauftragsverarbeiter) in Anspruch zu nehmen (Art. 28 Abs. 2 DSGVO). Die in Anlage 3 als „im Einsatz“ aufgeführten Unterauftragsverarbeiter gelten mit Abschluss dieses Vertrags als genehmigt.
2. Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen in Textform mindestens 14 Tage im Voraus über jede beabsichtigte Hinzuziehung oder Ersetzung eines Unterauftragsverarbeiters. Der Verantwortliche kann innerhalb von 14 Tagen ab Zugang der Mitteilung in Textform aus einem wichtigen datenschutzrechtlichen Grund widersprechen. Widerspricht er nicht fristgerecht, gilt die Änderung als genehmigt.
3. Widerspricht der Verantwortliche, bemühen sich die Parteien um eine einvernehmliche Lösung. Gelingt sie nicht bis zum geplanten Einsatz, kann der Verantwortliche den Hauptvertrag zu diesem Zeitpunkt außerordentlich kündigen. Kann der Auftragsverarbeiter die vertragsgemäße Leistung aufgrund eines berechtigten Widerspruchs nicht oder nur mit unverhältnismäßigem Aufwand erbringen und können die Parteien keine zumutbare alternative Lösung vereinbaren, ist auch der Auftragsverarbeiter berechtigt, den Hauptvertrag hinsichtlich der betroffenen Leistungen zum Zeitpunkt des geplanten Einsatzes außerordentlich zu kündigen.
4. Der Auftragsverarbeiter gestaltet die Verträge mit Unterauftragsverarbeitern so, dass ihnen dieselben Datenschutzpflichten auferlegt werden, die in diesem Vertrag festgelegt sind, insbesondere hinreichende Garantien für geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 28 Abs. 4 DSGVO). Kommt ein Unterauftragsverarbeiter seinen Datenschutzpflichten nicht nach, haftet der Auftragsverarbeiter gegenüber dem Verantwortlichen dafür wie für eigenes Handeln.
5. Nicht als Unterauftragsverhältnis gelten Nebenleistungen Dritter ohne Zugriff auf personenbezogene Daten des Verantwortlichen, etwa Telekommunikations- und Transportleistungen im Internet, die Ausstellung von TLS-Zertifikaten, die Namensauflösung (DNS) oder die Bereitstellung von Software, die der Auftragsverarbeiter selbst betreibt.

§ 6 Ort der Verarbeitung

1. Die Verarbeitung findet ausschließlich in der Europäischen Union oder im Europäischen Wirtschaftsraum statt. Eine Übermittlung in ein Drittland oder an eine internationale Organisation erfolgt nur auf vorherige Weisung des Verantwortlichen in Textform und nur, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind.
2. Verlangt eine Behörde oder ein Gericht außerhalb der EU und des EWR vom Auftragsverarbeiter oder, soweit ihm bekannt, von einem Unterauftragsverarbeiter die Herausgabe von Daten des Verantwortlichen, informiert der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen unverzüglich, soweit dies rechtlich zulässig ist, und gibt keine Daten heraus, ohne das Verlangen geprüft und sich mit dem Verantwortlichen abgestimmt zu haben.

§ 7 Rechte der betroffenen Personen

1. Wendet sich eine betroffene Person mit einem Anliegen zu ihren Rechten (Art. 12 bis 22 DSGVO) an den Auftragsverarbeiter, leitet er es unverzüglich an den Verantwortlichen weiter und beantwortet es nicht selbst.
2. Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Verantwortlichen mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen bei der Erfüllung dieser Rechte (Art. 28 Abs. 3 Satz 2 lit. e DSGVO). Dafür stehen im Kundencenter bereit: die Ansicht jedes Gesprächs mit Verlauf und Zusammenfassung, der Abruf des Verlaufs als Text, je nach Tarif Suche und Export der Gespräche, das Löschen einzelner Gespräche und das Löschen aller Gespräche zu einer E-Mail-Adresse. Die Löschung wirkt sofort in der Datenbank; aus den Datensicherungen verschwinden die Daten mit deren Frist (Anlage 1 Nr. 5). Weitergehende Auskünfte erteilt der Auftragsverarbeiter auf Anfrage des Verantwortlichen.
3. Hat ein Besucher personenbezogene Daten Dritter in ein Gespräch eingegeben oder enthält das Wissen des Verantwortlichen personenbezogene Daten, entscheidet der Verantwortliche über deren Berichtigung oder Löschung; er ändert das Wissen im Kundencenter selbst.

§ 8 Unterstützung des Verantwortlichen

Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Verantwortlichen unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen bei der Einhaltung der Pflichten aus Art. 32 bis 36 DSGVO (Sicherheit der Verarbeitung, Meldung von Verletzungen, Benachrichtigung betroffener Personen, Datenschutz-Folgenabschätzung, vorherige Konsultation), insbesondere durch die Beschreibung der Verarbeitung (Anlage 1), der Maßnahmen (Anlage 2), der Unterauftragsverarbeiter (Anlage 3) und durch Auskünfte zur Funktionsweise des Sprachmodells und der Wissenssuche (Art. 28 Abs. 3 Satz 2 lit. f DSGVO).

§ 9 Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

1. Der Auftragsverarbeiter meldet dem Verantwortlichen eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die Daten des Verantwortlichen betrifft, unverzüglich nach Bekanntwerden, möglichst innerhalb von 24 Stunden, in Textform an die E-Mail-Adressen der Inhaber im Kundencenter. Das gilt auch für Verletzungen bei Unterauftragsverarbeitern, sobald der Auftragsverarbeiter davon erfährt.
2. Die Meldung enthält, soweit bekannt, die Angaben nach Art. 33 Abs. 3 DSGVO: die Art der Verletzung, soweit möglich mit den Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen und Datensätze; einen Kontakt für weitere Informationen; die wahrscheinlichen Folgen; die ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung und zur Abmilderung. Angaben, die noch nicht vorliegen, liefert er ohne weitere Verzögerung nach.
3. Der Auftragsverarbeiter ergreift unverzüglich die Maßnahmen, die zur Sicherung der Daten und zur Abmilderung möglicher nachteiliger Folgen für die betroffenen Personen erforderlich sind. Er dokumentiert die Verletzung mit Ursache, Folgen und Abhilfemaßnahmen und stellt die Dokumentation dem Verantwortlichen auf Verlangen zur Verfügung.
4. Die Meldung an die Aufsichtsbehörde (Art. 33 DSGVO) und die Benachrichtigung betroffener Personen (Art. 34 DSGVO) obliegen dem Verantwortlichen. Der Auftragsverarbeiter nimmt sie nur auf dessen Weisung vor.

§ 10 Löschung und Rückgabe

1. Während der Laufzeit löscht der Auftragsverarbeiter die Daten selbständig nach den Fristen in Anlage 1, auch ohne Zutun des Verantwortlichen.
2. Nach dem Ende des Hauptvertrags, auch nach dem Ende einer Testphase ohne Bestellung, ist das Widget abgeschaltet. Der Verantwortliche kann seine Gespräche bis 30 Tage nach dem Ende im Kundencenter einsehen und, soweit sein letzter Tarif es vorsah, exportieren; die Fristen nach Anlage 1 laufen dabei weiter, eine gesonderte Rückgabe findet nicht statt. Danach löscht der Auftragsverarbeiter alle personenbezogenen Daten des Verantwortlichen (Art. 28 Abs. 3 Satz 2 lit. g DSGVO), soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht nach dem Recht der Union oder eines Mitgliedstaats entgegensteht. Bestellt der Verantwortliche vorher erneut, gilt der neue Hauptvertrag.
3. Daten in Server-Protokollen und Datensicherungen werden mit deren Fristen gelöscht (Anlage 1 Nr. 5).
4. Der Auftragsverarbeiter bestätigt die Löschung auf Verlangen in Textform.

§ 11 Nachweise und Kontrollen

1. Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen alle erforderlichen Informationen zum Nachweis der Einhaltung der Pflichten aus Art. 28 DSGVO zur Verfügung und ermöglicht Überprüfungen, einschließlich Inspektionen, durch den Verantwortlichen oder einen von ihm beauftragten Prüfer (Art. 28 Abs. 3 Satz 2 lit. h DSGVO).
2. Der Nachweis kann durch die jeweils aktuelle Beschreibung der Maßnahmen (Anlage 2), schriftliche Auskünfte und die Nachweise der Unterauftragsverarbeiter erbracht werden. Inspektionen beim Auftragsverarbeiter sind nach Anmeldung in Textform mit einer Frist von in der Regel 14 Tagen während der üblichen Geschäftszeiten möglich, ohne den Betrieb zu stören; Prüfer sind zur Verschwiegenheit zu verpflichten. Rechenzentren und Dienste von Unterauftragsverarbeitern können nur nach deren Regeln geprüft werden; insoweit genügen deren Nachweise.
3. Die Bereitstellung vorhandener Nachweise und schriftlicher Auskünfte sowie eine angemessene regelmäßige Überprüfung erfolgen ohne gesonderte Vergütung. Verursacht eine vom Verantwortlichen verlangte Inspektion einen außergewöhnlichen, über das übliche Maß hinausgehenden Aufwand, kann der Auftragsverarbeiter den nachgewiesenen angemessenen Mehraufwand nach vorheriger Abstimmung berechnen. Dies gilt nicht, soweit die Inspektion aufgrund eines begründeten Verdachts auf einen Datenschutzverstoß oder aufgrund eines vom Auftragsverarbeiter zu vertretenden Vorfalls erforderlich ist.

§ 12 Pflichten des Verantwortlichen

1. Der Verantwortliche ist für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung und die Wahrung der Rechte der betroffenen Personen verantwortlich. Er informiert die Besucher seiner Websites nach Art. 13 und 14 DSGVO; der Auftragsverarbeiter stellt ihm dafür einen Textbaustein bereit. Er entscheidet, ob ein Startformular und eine Zustimmung zur Datenschutzerklärung vor dem Chat abgefragt werden, und hinterlegt dafür den Link auf seine Datenschutzerklärung.
2. Er gibt das Widget nur für Websites frei, die er selbst betreibt oder für die er berechtigt ist, und lässt im Kundencenter nur Websites lesen, für die er die Berechtigung bestätigt hat.
3. Er nimmt in das Wissen keine personenbezogenen Daten auf, die für die Beantwortung von Besucherfragen nicht nötig sind, insbesondere keine Daten besonderer Kategorien (Art. 9 DSGVO) und keine Daten von Kunden oder Beschäftigten, die nicht für die Öffentlichkeit bestimmt sind.
4. Er stellt als Empfänger von Zusammenfassungen nur Adressen ein, die zu seiner Organisation gehören oder in seinem Auftrag handeln. Für die Zusammenfassungen in den Postfächern der Empfänger ist er selbst verantwortlich.
5. Er bewahrt die Zugangsdaten zum Kundencenter sicher auf, vergibt Rollen nur nach Bedarf und informiert den Auftragsverarbeiter unverzüglich, wenn er Fehler oder Unregelmäßigkeiten bei der Verarbeitung feststellt.
6. Er prüft, ob für seinen Einsatz eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich ist, etwa wenn der Bot in sensiblen Bereichen (z. B. Gesundheit) Fragen beantworten soll.

§ 13 Haftung

Für die Haftung gegenüber betroffenen Personen gilt Art. 82 DSGVO. Im Verhältnis der Parteien gelten die Haftungsregelungen des Hauptvertrags. Zwingende gesetzliche Haftungsvorschriften, insbesondere nach Art. 82 DSGVO, bleiben unberührt.

§ 14 Schlussbestimmungen

1. Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrags bedürfen der Textform. Für Änderungen der Anlagen 2 und 3 gelten § 4 Abs. 2 und § 5.
2. Ist eine Bestimmung dieses Vertrags unwirksam, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam. Die Parteien ersetzen die unwirksame Bestimmung durch eine wirksame, die ihrem Zweck am nächsten kommt.
3. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland.
4. Soweit gesetzlich zulässig, ist ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus und im Zusammenhang mit diesem Vertrag der Sitz des Auftragsverarbeiters.
5. Dieser Vertrag und seine Anlagen werden in deutscher und englischer Sprache bereitgestellt. Maßgeblich ist die deutsche Fassung; die englische Fassung dient der Information.

Anlagen

• Anlage 1: Gegenstand, Art und Zweck der Verarbeitung, Arten von Daten, betroffene Personen, Fristen
• Anlage 2: Technische und organisatorische Maßnahmen
• Anlage 3: Unterauftragsverarbeiter

Der Vertrag wird im Kundencenter des Auftragsverarbeiters in elektronischem Format abgeschlossen (Art. 28 Abs. 9 DSGVO). Die dort gespeicherte Annahme (Zeitpunkt, annehmende Person, Fassung und Prüfsumme dieses Vertrags) ersetzt die Unterschriften.

Anlage 1: Gegenstand, Art und Zweck der Verarbeitung, Arten von Daten, betroffene Personen, Fristen

1. Gegenstand und Zweck

Betrieb eines KI-Chat-Assistenten für die Websites des Verantwortlichen:

• Chat im Widget: Besucher stellen Fragen; der Bot sucht passende Abschnitte im Wissen des Verantwortlichen und lässt ein Sprachmodell daraus eine Antwort formulieren, die im Widget erscheint. Ab der zweiten Frage formuliert das Sprachmodell die Frage mit dem bisherigen Verlauf zu einer eigenständigen Suchanfrage um. Findet der Bot kein passendes Wissen, sagt er das und bietet je nach Einstellung an, die Frage an das Team des Verantwortlichen weiterzugeben.
• Startformular und Zustimmung: Je nach Einstellung des Verantwortlichen fragt das Widget vor dem Chat Anrede, Name, E-Mail-Adresse, Firma und Telefon ab und holt eine Zustimmung zur Datenschutzerklärung des Verantwortlichen ein.
• Zusammenfassung: Am Ende eines Gesprächs (Knopf „Gespräch beenden“ oder nach Inaktivität) erstellt das Sprachmodell aus dem gespeicherten Verlauf eine Kundenanfrage mit Kontaktangaben, Art und Anliegen sowie einer als KI-Zusammenfassung gekennzeichneten Gesprächszusammenfassung; sie geht per E-Mail an den vom Verantwortlichen eingestellten Empfänger, mit der E-Mail-Adresse des Besuchers als Antwortadresse.
• Kontaktformular: Ist der Chat nicht verfügbar (z. B. Kontingent aufgebraucht oder abgeschaltet), zeigt das Widget ein Kontaktformular; die Anfrage geht ohne Sprachmodell als Zusammenfassung an den Empfänger.
• Gespräche und offene Fragen im Kundencenter: Ansicht, Suche, Export und Löschung der Gespräche; Fragen ohne passendes Wissen werden als offene Fragen gesammelt, damit der Verantwortliche das Wissen ergänzen kann.
• Wissen: eigene Texte des Verantwortlichen, der ausgelesene Text hochgeladener Dokumente und die Seiten seiner Website, die der Crawler im Auftrag des Verantwortlichen liest; dafür werden Embeddings erzeugt und in der Vektordatenbank gespeichert.
• Test-Chat: Der Verantwortliche und seine Mitglieder testen den Bot im Kundencenter; diese Gespräche werden wie Gespräche im Widget gespeichert und gelöscht.

2. Art der Verarbeitung

Erheben (im Widget, im Kundencenter, beim Lesen der Website), Speichern, Übermitteln an die KI-Anbieter zur Erzeugung von Antworten, Suchanfragen, Zusammenfassungen und Embeddings, Übermitteln der Zusammenfassung per E-Mail, Durchsuchen, Anzeigen, Exportieren, Löschen.

3. Arten personenbezogener Daten

Bei jeder Anfrage an das Sprachmodell gehen Anweisungen, passende Abschnitte des Wissens, der Verlauf des laufenden Gesprächs und die bekannten Angaben des Besuchers an den KI-Anbieter (Anlage 3); für Embeddings nur der jeweilige Text bzw. die Suchanfrage.

Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO ist nicht Zweck des Dienstes, kann sich jedoch aus den Eingaben der Besucher oder aus dem Wissen des Verantwortlichen ergeben. Der Verantwortliche stellt sicher, dass hierfür eine zulässige Rechtsgrundlage besteht, und prüft, ob zusätzliche Schutzmaßnahmen erforderlich sind.

4. Kategorien betroffener Personen

• Besucher der Websites des Verantwortlichen, die das Widget nutzen oder das Kontaktformular absenden
• Personen, deren Daten der Verantwortliche im Wissen hinterlegt oder auf seiner Website veröffentlicht hat (z. B. Ansprechpartner), und Personen, die Besucher im Gespräch nennen
• Beschäftigte und Beauftragte des Verantwortlichen, soweit sie im Test-Chat Gespräche führen, im Wissen oder auf Bildern erscheinen oder als Empfänger von Zusammenfassungen eingestellt sind

5. Löschfristen

Anlage 2: Technische und organisatorische Maßnahmen

Auftragsverarbeiter: Webvines (Skaldion Chat Agent)

Beschrieben sind die Maßnahmen, die in der Anwendung und in den Einrichtungsskripten des Servers umgesetzt sind. Was noch in Umsetzung ist, ist ausdrücklich als solches benannt und wird nicht zugesichert.

Vorbemerkung: Aufteilung zwischen Hostern, KI-Anbietern und Auftragsverarbeiter

Die Plattform läuft auf einem virtuellen Server (Cloud VPS) der Contabo GmbH in einem Rechenzentrum in Deutschland; verschlüsselte Datensicherungen liegen zusätzlich in einer Storage Box der Hetzner Online GmbH in Deutschland (Anlage 3). Die Hoster sind nach ihren Auftragsverarbeitungsverträgen für ihre Rechenzentren zuständig: Zutritt, Stromversorgung, Klimatisierung, Brandschutz, Hardware und die Vernichtung von Datenträgern. Für alles, was auf dem Server läuft, ist allein der Auftragsverarbeiter zuständig: Sicherheit und Aktualität der Systeme, Verschlüsselung, Trennung der Mandanten, Löschung und Datensicherung.

Sprachmodell und Embeddings laufen bei KI-Anbietern in der EU (Anlage 3). Sie erhalten nur die Daten, die für eine einzelne Anfrage nötig sind, über eine verschlüsselte Verbindung und mit einem Zugangsschlüssel, der nur auf dem Server liegt. Für die Sicherheit ihrer Rechenzentren und Modelle gelten deren Auftragsverarbeitungsverträge.

1. Vertraulichkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)

1.1 Zutrittskontrolle

• Rechenzentren: Maßnahmen der Hoster laut deren Auftragsverarbeitungsverträgen.
• Beim Auftragsverarbeiter selbst stehen keine Server. Personenbezogene Daten von Besuchern werden nicht dauerhaft auf Arbeitsplatzrechnern des Auftragsverarbeiters gespeichert. Administrative Zugriffe auf Produktionssysteme erfolgen nur, soweit sie für Betrieb, Wartung oder Störungsbehebung erforderlich sind.

1.2 Zugangskontrolle

• Anmeldung am Server nur per SSH mit Schlüssel; die Anmeldung mit Passwort ist abgeschaltet. SSH lauscht nicht auf dem Standard-Port und nimmt nur festgelegte Systembenutzer an.
• Paketfilter auf dem Server: Von außen erreichbar sind nur der SSH-Port und die Ports für Web (80, 443). Datenbank, Zwischenspeicher (Redis) und Vektordatenbank (Qdrant) sind nur auf dem Server selbst erreichbar; ein zusätzlicher Filter erlaubt die Verbindung zu Zwischenspeicher und Vektordatenbank nur den Systembenutzern der Anwendung. Zwischenspeicher und Vektordatenbank verlangen zusätzlich ein Passwort bzw. einen Zugangsschlüssel.
• Verwaltungsoberfläche der Plattform nur für Administratoren des Auftragsverarbeiters: Anmeldung mit Passwort und Zwei-Faktor-Authentisierung (oder Passkey), Rechte über Rollen, von Suchmaschinen ausgeschlossen.
• Kundencenter: Anmeldung mit E-Mail-Adresse und Passwort (mindestens 10 Zeichen mit Buchstaben und Zahlen, gespeichert nur als Hashwert) und auf Wunsch einem zweiten Faktor (TOTP mit Wiederherstellungscodes). Fehlversuche werden begrenzt; nach fünf falschen Codes des zweiten Faktors ist das Konto 15 Minuten für Codes gesperrt. Die Registrierung antwortet für bekannte und unbekannte Adressen gleich. Bestätigungslinks sind signiert und gelten 60 Minuten, Links zum Zurücksetzen des Passworts 60 Minuten, Einladungen 7 Tage (gespeichert nur als Hashwert). Ein neues Passwort oder eine bestätigte neue E-Mail-Adresse beendet alle anderen Sitzungen; gesperrte Konten werden bei jeder Anfrage abgewiesen.
• Besucher haben keine Konten. Das Widget erhält nach einer Prüfung der Herkunft (nur die vom Kunden freigegebenen Domains) einen verschlüsselten Sitzungsschlüssel, der an Bot und Herkunft gebunden ist und höchstens 120 Minuten gilt. Ein Gespräch wird nur mit seiner Kennung und einem Gesprächsschlüssel fortgesetzt, den der Server vergibt und nur als Hashwert speichert.

1.3 Zugriffskontrolle

• Rollen im Kundencenter: Inhaber (alles), Administrator (alles außer Vertrag und Zahlung), Redakteur (Wissen und Texte), Mitarbeiter (Gespräche lesen). Löschen von Gesprächen und Ändern der Löschfrist nur für Inhaber und Administratoren; Empfänger von Zusammenfassungen ändern nur Rollen mit Verwaltungsrecht.
• Administratoren des Auftragsverarbeiters sehen in der Verwaltungsoberfläche Kennzahlen je Mandant (z. B. Zahl der Gespräche, Verbrauch), aber keine Gesprächsinhalte.
• Geheimnisse (Anwendungsschlüssel, Zugangsdaten zu Datenbank, Zwischenspeicher, Vektordatenbank, KI-Anbietern, Zahlungsdienstleister, E-Mail-Versand) werden auf dem Server erzeugt bzw. eingetragen, liegen nur dort mit eingeschränkten Dateirechten und nie im Quellcode-Repository. Die Zugänge zu den KI-Anbietern sind auf das jeweilige Projekt bzw. die nötigen Rechte beschränkt.
• Getrennte Systembenutzer für Webanwendung, Deployment, Vektordatenbank und den Bau der Oberfläche mit den jeweils nötigen Rechten; der Webserver liest nur die öffentlichen Dateien der Anwendung.
• Bilder für das Aussehen des Widgets (Logo, Avatar, Symbol) werden je Bot gespeichert und nur als PNG, JPG oder WebP angenommen.

1.4 Trennungskontrolle

• Mandantentrennung in der Anwendung: Jede Zeile mit Mandantendaten trägt die Kennung ihres Mandanten. Ein zentraler Filter lässt Abfragen ohne aktiven Mandanten scheitern („fail-closed“), Anlegen, Ändern oder Löschen von Daten eines fremden Mandanten wird abgewiesen. Zusammengesetzte Fremdschlüssel verhindern, dass Wissen oder Gespräche an einem Bot eines anderen Mandanten hängen.
• Vektordatenbank: Jeder Vektor trägt Mandant und Bot; jede Suche filtert auf beide, und jeder Treffer wird vor der Verwendung gegen die Datenbank geprüft (nur vorhandene, aktive Abschnitte des eigenen Bots). In der Vektordatenbank liegen nur Vektoren und Kennungen, keine Texte.
• Automatisierte Tests prüfen für Oberfläche, Schnittstellen, Suche und Hintergrundaufgaben, dass Mandanten nichts voneinander sehen; die sicherheitsrelevanten Tests laufen auch gegen MySQL.
• Entwicklung und Tests nur lokal mit Testdaten; automatisierte Tests sprechen nie mit echten KI-Anbietern.
• Vertrags- und Abrechnungsdaten liegen in eigenen Tabellen, getrennt von Gesprächen und Wissen. Die Lizenzverwaltung ist ein getrenntes System und erhält keine Daten von Besuchern.

1.5 Verschlüsselung, Pseudonymisierung und Datenminimierung

• Gesprächsinhalte, Angaben der Besucher (Name, E-Mail-Adresse, Firma, Telefon, Anrede), Titel und Zusammenfassungen von Gesprächen, offene Fragen sowie die Rückmeldungen aus dem Einrichtungsassistenten werden in der Datenbank verschlüsselt gespeichert (AES-256). Der Schlüssel liegt nur auf dem Server und in der verschlüsselten Sicherung.
• Die Suche in Gesprächen arbeitet ohne Entschlüsseln über Schlüsselwerte (HMAC), die je Mandant verschieden sind.
• Zustimmungen der Besucher werden mit Zeitpunkt, Version des Texts, Link und gekürzter IP-Adresse (IPv4 auf /24, IPv6 auf /48) gespeichert.
• Server-Protokolle ohne Gesprächsinhalte; IP-Adressen im Zugriffsprotokoll gekürzt, Zugangsschlüssel und Token in Adressen geschwärzt.
• An die KI-Anbieter gehen nur die Daten, die für die einzelne Antwort nötig sind (Anweisungen, passende Abschnitte des Wissens, der Verlauf des laufenden Gesprächs und die Angaben, die der Besucher selbst gemacht hat). Die Anwendung fordert bei Anbietern mit Antwort-Cache an, dass Anfragen weder aus dem Cache beantwortet noch dort gespeichert werden.
• Das Wissen des Kunden (eigene Texte, ausgelesener Text hochgeladener Dokumente, ausgelesene Seiten seiner Website) wird nicht verschlüsselt gespeichert, weil es für die Suche gebraucht wird; von hochgeladenen Dokumenten wird nur der ausgelesene Text gespeichert, nicht die Datei.

2. Integrität (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)

2.1 Weitergabekontrolle

• Alle Verbindungen zur Plattform sind verschlüsselt: HTTPS mit TLS und HSTS, Zertifikate von Let's Encrypt. Verbindungen zu den KI-Anbietern, zum Zahlungsdienstleister, zur Lizenzverwaltung und zur Storage Box laufen ebenfalls verschlüsselt (TLS bzw. SSH).
• Die Anwendung spricht die KI-Anbieter nur vom Server aus an; Browser der Besucher haben keine Verbindung zu ihnen.
• Kundencenter und Widget laden keine Inhalte von fremden Servern (Schriften und Skripte werden selbst ausgeliefert). Kein Content-Delivery-Network, keine Analyse- oder Tracking-Dienste. Das Widget setzt keine Cookies; es merkt sich im Speicher des Browsers nur für die Dauer der Sitzung, ob der Begrüßungshinweis schon geschlossen wurde.
• Das Widget antwortet nur Websites, deren Domain der Kunde freigegeben hat (Prüfung der Herkunft, CORS nur für diese Herkunft).
• E-Mails (Zusammenfassungen, Kontoverwaltung) liegen bis zum Versand nur verschlüsselt in der Warteschlange und gehen per TLS an den E-Mail-Dienst.
• Der Crawler („Website lesen“) ruft nur öffentliche Adressen über http/https auf den Ports 80 und 443 ab; jede Adresse und jede Weiterleitung wird vorher geprüft (keine internen Netze), er beachtet robots.txt und gibt sich als SkaldionBot mit Link auf eine Info-Seite zu erkennen.

2.2 Eingabekontrolle

• Einstellungen, Wissen und Gespräche ändern sich nur nach Anmeldung im Kundencenter mit der passenden Rolle bzw. über das Widget mit gültigem Sitzungsschlüssel.
• Löschungen hinterlassen Sperrvermerke (Art und Kennung, ohne Inhalt), damit eine Wiederherstellung aus einer Sicherung gelöschte Daten nicht zurückbringt.
• Jeder Aufruf eines KI-Anbieters wird mit Mandant, Bot, Zweck, Anbieter, Modell und Tokenzahl protokolliert, ohne Inhalt.
• Konfiguration und Code ändern sich nur über das versionierte Repository und Skripte; die Einrichtung des Servers ist vollständig als Skript beschrieben.

3. Verfügbarkeit und Belastbarkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b und c DSGVO)

• Rechenzentrum: Stromversorgung, Klimatisierung, Brandschutz und Netzanbindung durch den Hoster laut dessen Auftragsverarbeitungsvertrag.
• Automatische Sicherheitsupdates des Betriebssystems. Webserver und Vektordatenbank werden in festgelegten Versionen installiert, Downloads mit Prüfsumme geprüft.
• Dienste werden vom Betriebssystem überwacht und nach einem Absturz neu gestartet.
• Belastbarkeit: Grenzen je Mandant für Nachrichten je Minute, gleichzeitige Gespräche, Gespräche und KI-Budget im Monat; Drosselung je KI-Anbieter mit Warteschlange. Ist ein Anbieter überlastet oder gestört, kann ein zweiter Anbieter einspringen; ist kein Kontingent mehr frei, zeigt das Widget ein Kontaktformular statt einer KI-Antwort.
• Überwachung: Die Anwendung stellt einen geschützten Prüfpunkt für Datenbank, Hintergrundaufgaben, Vektordatenbank, Löschaufträge, KI-Anbieter, Datensicherung und Auslastung bereit. Die automatische Abfrage durch das Monitoring-System des Auftragsverarbeiters mit Alarmregeln ist in Umsetzung und nicht Teil der hier zugesicherten Maßnahmen.

4. Wiederherstellbarkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. c DSGVO)

• Der Server lässt sich aus dem Repository mit Skripten vollständig neu einrichten, auch bei einem anderen Anbieter.
• Datenbank, Vektordatenbank, gespeicherte Dateien und der Anwendungsschlüssel werden täglich gesichert. Die Sicherungen sind verschlüsselt (age) und versiegelt (HMAC); der Schlüssel zum Entschlüsseln liegt nicht auf dem Server. Sie liegen auf dem Server und in der Storage Box (Anlage 3) und werden nach 7 Tagen gelöscht.
• Eine Wiederherstellung wendet alle Löschungen seit der Sicherung erneut an (Sperrvermerke, Löschaufträge für die Vektordatenbank, Löschfristen), sodass gelöschte Daten nicht zurückkehren. Eine Probe-Wiederherstellung neben dem laufenden Betrieb prüft das.

5. Löschung

• Gespräche mit Nachrichten, offenen Fragen und Suchbegriffen werden nach der Frist des Kunden (Standard 90 Tage ohne Aktivität) täglich automatisch gelöscht, einzeln oder je E-Mail-Adresse sofort im Kundencenter.
• Gelöschtes Wissen verschwindet in der Datenbank sofort und in der Vektordatenbank über einen Löschauftrag, der in derselben Transaktion entsteht, wiederholt wird, bis die Vektordatenbank ihn bestätigt, und stündlich gegengeprüft wird (Vektoren ohne Abschnitt werden gelöscht).
• Löschen eines Bots oder eines ganzen Mandanten entfernt Wissen, Dokumente, Website-Seiten, Gespräche bzw. alle Daten des Mandanten in beiden Datenbanken.

6. Regelmäßige Überprüfung, Bewertung und Evaluierung (Art. 32 Abs. 1 lit. d DSGVO)

• Automatisierte Tests bei jeder Änderung, unter anderem für Mandantentrennung, Rollen, jeden Löschpfad (nach dem Löschen findet die Suche nichts mehr in beiden Datenbanken) und die Prüfung der Herkunft im Widget.
• Überprüfung dieser Maßnahmen bei jeder wesentlichen Änderung, mindestens einmal jährlich.
• Laufende Kontrolle verfügbarer Sicherheitsupdates und bekannter Schwachstellen.
• Ablauf bei Datenschutzverletzungen: erkennen, bewerten, betroffene Verantwortliche unverzüglich informieren (Ziel: innerhalb von 24 Stunden), eindämmen, dokumentieren.

7. Datenschutz durch Technikgestaltung und Voreinstellungen (Art. 25 DSGVO)

• Startformular und Kontaktfelder sind standardmäßig aus; der Kunde bestimmt, welche Angaben abgefragt werden und ob sie Pflicht sind. Die Zustimmung zur Datenschutzerklärung ist nie vorausgewählt.
• Das Widget kennzeichnet sich immer als KI-Assistent mit dem Hinweis, dass Antworten Fehler enthalten können; die Zusammenfassung ist als KI-Zusammenfassung gekennzeichnet.
• Kontaktangaben in der Zusammenfassung stammen nur aus dem, was der Besucher selbst angegeben hat.
• Eigene Löschfristen auch ohne Zutun des Kunden.
• Der Verlauf im Browser wird bei einem bestehenden Gespräch nicht übernommen; der Server arbeitet nur mit dem gespeicherten Verlauf.

8. Organisatorische Maßnahmen

• Zugriff auf die Produktionssysteme hat nur der Auftragsverarbeiter selbst. Weitere Personen erhalten Zugriff nur, wenn sie zur Vertraulichkeit verpflichtet sind (§ 3 des Vertrags).
• Betriebsabläufe (Einrichtung, Deployment, Sicherung, Wiederherstellung, Löschung) sind im Repository dokumentiert.
• Daten der Kunden und Besucher werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.
• KI-gestützte Entwicklungswerkzeuge erhalten keinen Zugriff auf personenbezogene Produktionsdaten, Zugangsdaten oder sonstige Geheimnisse. Eine Verarbeitung solcher Daten durch weitere externe KI-Dienste erfolgt nur, wenn der Dienst datenschutzrechtlich geprüft, als Unterauftragsverarbeiter eingebunden und nach § 5 des Vertrags genehmigt ist.
• Kontakt für den Datenschutz: support@skaldion.de

Anlage 3: Unterauftragsverarbeiter

Auftragsverarbeiter: Webvines (Skaldion Chat Agent)

Im Einsatz (genehmigt nach § 5 Abs. 1 des Vertrags)

Die KI-Anbieter (Nr. 3 und 4) erhalten je Anfrage nur die dafür nötigen Daten: Anweisungen, passende Abschnitte des Wissens, den Verlauf des laufenden Gesprächs und die Angaben, die der Besucher selbst gemacht hat; für Embeddings nur den einzelnen Text bzw. die Suchanfrage. Sie verarbeiten die Daten nur zur Erzeugung der Antwort und nicht zum Training von Modellen. [Vor Freigabe gegen die Verträge und Bedingungen von Scaleway und mittwald prüfen, auch eine befristete Speicherung von Anfragen bei Fehlern oder Missbrauch; siehe pruefhinweise.md.]

Hinweise

• Der Auftragsverarbeiter übermittelt keine personenbezogenen Daten in Drittländer. Alle oben genannten Unterauftragsverarbeiter verarbeiten die Daten in der EU (Deutschland, Frankreich).
• Keine Unterauftragsverarbeiter sind Anbieter, die keine Daten der Besucher oder der Gespräche erhalten: die Namensauflösung (DNS), die Ausstellung von TLS-Zertifikaten sowie die Lizenz- und Monitoring-Plattform des Auftragsverarbeiters (sie enthält nur Vertragsdaten der Mandanten und technische Messwerte des Servers).
• Der Zahlungsdienstleister Stripe ist kein Unterauftragsverarbeiter: Er erhält nur Vertrags- und Zahlungsdaten des Kunden, für die der Auftragsverarbeiter selbst verantwortlich ist, und nie Daten von Besuchern.
• Die Websites, die der Verantwortliche im Kundencenter lesen lässt, ruft der Server des Auftragsverarbeiters selbst ab; dabei werden keine Daten an Dritte übermittelt.